جواب ایمیل به اساتید خارجی را چگونه بنویسیم و هنگام نوشتن چه نکاتی را رعایت کنیم؟
اگر استاد شما از طریق ایمیل نامه فرستاده است، باید با نحوه نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی آشنایی داشته باشید. همانطور که می‌دانید یکی از بهترین راه‌ها برای ارتباط و مکاتبه با اساتید خارجی و بین‌المللی ارسال ایمیل برای آنها است. ایمیلی که اساتید خارجی برای شما می‌فرستند ممکن است دارای محتوای متفاوتی باشد. در واقع محتوای ایمیلی که استاد به شما ارسال می‌کند مربوط به موضوعی خواهد بود که قبلاً با او در آن مورد صحبت کرده‌اید. برای مثال اگر به قصد اخذ پذیرش تحصیلی یا اخذ کمک هزینه تحصیلی به استاد ایمیل ارسال کرده‌اید ممکن است استاد با استفاده از ایمیل موافقت یا مخالفت خود را مبنی بر درخواست شما اعلام کرده باشد. در این شرایط لازم است که نکات مهم در مورد نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی را رعایت کنید. باید به این نکته دقت کرد که نحوه نوشتن جواب ایمیل اساتید خارجی می‌تواند نقش بسیار مهمی در جلب نظر آنها داشته باشد. بنابراین شما باید صبر کنید که ایمیلی را با محتوای مناسب به اساتید خارجی نگارش کرده و ارسال نمایید. با توجه به اهمیت این موضوع در این نوشته به بررسی نحوه نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی و نکات مهم در این مورد خواهیم پرداخت.
نحوه نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی
شرایط مختلفی وجود دارد که در آن اساتید خارجی اقدام به ارسال ایمیل به دانشجویان می‌کنند. در این قسمت به بررسی نحوه نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی در شرایط مختلف خواهیم پرداخت.
نوشتن جواب ایمیل اساتید در هنگام دریافت پاسخ منفی از جانب آنها
بسیاری از دانشجویان از طریق ایمیل درخواست‌های خود را به اساتید بین‌المللی ارسال می‌کنند. گاهی اوقات ممکن است استاد به هر دلیلی پاسخ منفی به درخواست دانشجویان بدهد. اما سوال مهم این است که در این شرایط چه باید بکنید و چه پاسخی باید به استاد بدهید. برای مثال اگر از استاد درخواست کرده‌اید که با او در یک پروژه کار کنید و از جانب او پاسخ منفی دریافت کرده‌اید، این کار می‌تواند دلایل بسیاری داشته باشد. در این شرایط ممکن است مخالفت استاد بدین معنا باشد که او علاقه‌مند است با شما کار کند اما در شرایط فعلی امکان این کار وجود ندارد. بنابراین بهتر است ابتدا با ارسال یک ایمیل پاسخ، از او تشکر کنید. در جواب ایمیل به اساتید خارجی با اطمینان و احترام در ایمیل قید کنید که در هر صورت علاقه‌مند به همکاری با او هستید و انگیزه‌ها و علاقه شخصی خود را بیان کنید. پاسخ ایمیل شما باید کوتاه و مختصر باشد. در ایمیل خود از استاد بپرسید که اگر نیازی به ارائه جزئیات بیشتر است آن را با شما در میان بگذارد تا بتوانید آنها را ارائه دهید.
جواب ایمیل اساتید خارجی در شرایطی که از جانب او پاسخ منفی دریافت کرده‌اید ممکن است با این مضمون باشد:
Thank you very much for your last email. If there is another opportunity please contact me. As already written, I would like to work with you so you can wait for my application. “In this case. Also, if there is any other research group in your department that offers scholarships that I missed, kindly let me know.”
“به خاطر ایمیل اخیرتان از شما بسیار سپاسگزارم. اگر در آینده امکان همکاری با شما وجود دارد، ممنون می‌شوم که با من تماس بگیرید. همانطور که قبلاً نوشتم من علاقه‌مند هستم تا با شما کار کنم. همچنین اگر گروه تحقیقاتی دیگری در بخش شما وجود دارد که کمک هزینه ی تحصیلی اعطاء می‌کنند، لطفاً به من اطلاع دهید.”
با این مضمون هم محترمانه از استاد سپاسگزاری کرده‌اید و هم از او خواسته‌اید تا فرصت‌های دیگری را در اختیار شما بگذارد و به درخواست شما به عنوان یک مسئله تمام شده نگاه نکند. این موضوع می‌تواند در مورد ادامه همکاری با استاد، درخواست اخذ پذیرش تحصیلی، درخواست توصیه نامه، درخواست کمک هزینه تحصیلی، و دیگر مسائل آموزشی و آکادمیک باشد.
ایمیل رسمی به استاد : نحوه نوشتن ایمیل رسمی به استاد
نوشتن جواب ایمیل به استادی که شما را می‌شناسند و قبلاً با او ملاقات داشته‌اید
در صورتی که می‌خواهید به ایمیل استادی که قبلاً با او ملاقات داشته‌اید پاسخ دهید، بهتر است حتماً ابتدا خود را معرفی کنید. دلیل این امر این است که معمولاً اساتید صدها دانشجو دارند و در مواقعی ممکن است اسامی برخی از دانشجویان خود را فراموش کنند. در این موارد بهتر است که در یک جمله کوتاه خود را معرفی کرده و یادآوری کنید که به چه منظور ایمیل را نوشته‌اید. اگر مطمئن هستید که استاد شما را به یاد دارد، می‌توانید از این کار صرف نظر کنید.
این ایمیل‌ها معمولاً حاوی مطالبی در مورد گزارش کار دانشجو و سوالاتی در مورد کارهای آینده که دانشجو باید آنها را انجام بدهد هستند. می‌توانید به استاد بگویید که چه کارهایی انجام داده‌اید و از او بخواهید تا نظر و بازخورد خود را در مورد کارهای‌تان به شما اعلام کند. همچنین می‌توانید در مورد کارهایی که باید انجام دهید از او سوال بپرسید. بسیار ارزشمند خواهد بود به طور خلاصه انگیزه و علاقه خود را از انجام فعالیت‌های تحقیقاتی و پژوهشی که در حال انجام آن هستید بیان کنید. شما می‌توانید افکار و ایده‌های خلاقانه خود را در ایمیل بیان کنید و از استاد بازخورد بگیرید.
در صورتی که استاد شما مدارک یا تکالیف خواسته است، آنها را به صورت کامل و همان گونه که استاد از شما درخواست کرده است در جواب ایمیل به اساتید خارجی ارسال نمایید. در صورتی که به استاد ایمیل نوشته‌اید و منتظر پاسخ هستید، پیام‌های خود را بررسی کنید تا پس از دریافت جواب از طرف استاد در اسرع وقت به او پاسخ دهید.
نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش : راهنمای نوشتن ایمیل به استاد برای اخذ پذیرش تحصیلی
جواب ایمیل اساتید خارجی در صورت دریافت پاسخ مثبت از طرف آنها
در صورتی که درخواست خود را از طریق ایمیل به استاد ارسال کرده‌اید و از جانب وی پاسخ مثبت دریافت نموده‌اید، لازم است که با ارسال یک ایمیل از او تشکر و قدردانی کنید. اول از همه در ایمیل خود از این که استاد شما را سزاوار دانسته و به شما پاسخ مثبت داده است از او تشکر کنید و بگویید که چقدر از این موضوع خوشنود هستید. سپس در ایمیل بیان کنید که در چه زمینه‌هایی علاقه‌مند به همکاری با او هستید. می‌توانید به صورت خلاصه تجربه‌ها و سوابق تحصیلی خود را با استاد در میان بگذارید و بگویید که ادامه کار با او تا چه اندازه به پیشرفت و دستیابی به اهداف‌تان کمک خواهد کرد. با نگارش یک نامه خوب به استاد نشان دهید که می‌توانید به خوبی یک مکالمه را پیش ببرید و در مورد فعالیت‌هایی که در آینده با او به پیش خواهید برد به صورت حرفه‌ای صحبت کنید. همچنین از استاد بپرسید که چه انتظار‌هایی از شما دارد و در آینده همکاری با او چه فعالیت‌هایی باید انجام دهید. در صورتی که نیازی به ارسال مدارک است، سعی کنید تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن آنها را آماده کرده و به او ارائه دهید. در نهایت از اعتماد استاد به شما تشکر کرده و نامه خود را با اظهار تشکر و احترام به پایان برسانید.
آموزش نحوه نگارش و ارسال ایمیل به استاد برای اخذ پذیرش
ارسال مجدد ایمیل استاد در صورت عدم دریافت پاسخ
گاهی اوقات ممکن است ایمیلی به استاد ارسال کرده باشید، اما از طرف او پاسخی دریافت نکرده باشید. دلایل مختلفی وجود دارد که به خاطر آنها استاد به ایمیل شما جواب ندهد. برای مثال ممکن است نامه شما خیلی طولانی یا غیرحرفه‌ای بوده باشد. در این صورت می‌توانید با در نظر گرفتن تمام آداب و رسومات ایمیل ایمیل جدیدی را برای استاد ارسال نمایید و درخواست خود را مجدداً تکرار کنید. هنگام نوشتن نامه به استاد نکات مهم در مورد نگارش ایمیل آکادمیک را رعایت کنید تا نتیجه بهتری بگیرید. نگارش یک نامه‌ی حرفه‌ای خوب و بیان درست آنچه که می‌خواهید، نقش بسیاری در جلب نظر اساتید خواهد داشت.
ضرورت داشتن مهارت نوشتن یک ایمیل استاندارد و آکادمیک
آگاهی به نحوه نوشتن یک ایمیل استاندارد یک امر ضروری است، به خصوص در مقاطع کارشناسی ارشد و دکترا که در برخی از مواقع شما با استاد هماهنگ می‌شوید و بورسیه تحصیلی خودتان را از ایشان دریافت می‌کنید. در سری مجموعه‌های مرتبط با نحوه نوشتن ایمیل، ارسال و مکاتبه با استاد در جی‌هاب تلاش کرده‌ایم تا مهم‌ترین نکات مربوط به این پروسه حساس را با شما در میان بگذاریم.
حتماً تلاش کنید تا قبل از ارسال هر گونه ایمیل یک جستجوی حداقل ساده بزنید و اطلاعات کافی در این مورد کسب کنید تا بتوانید به بهترین صورت ایمیل خودتان را ارسال کنید.
آیا تا کنون تجربه ارسال ایمیل و مکاتبه با اساتید خارجی داشته‌اید؟ چه بازخوردی از استاد مورد نظر خودتان داشتید؟ تجربه و نظر خودتان را با ما به اشتراک بگذارید.
برای کسب اطلاعات و راهنمایی‌های بیشتر می‌توانید سوالات یا نظرات خود را مطرح کرده و از مشاوره و راهنمایی‌های کارشناسان و مشاوران ما کمک بگیرید.
منبع: جی هاب به نقل از
researchersjob
