مدیریت سیستمی اسناد چندرسانه‌ای امکان مدیریت دریافت، طبقه‌بندی، نگهداری، بازیابی و بایگانی مستندات را با یک دسترسی راحت و جستجوی سریع فراهم می‌کند. این سامانه علاوه بر مستندات مرسوم سازمانی، با دارا بودن موارد جدیدی از جمله فرم‌های پویا، به اشتراک‌گذاری مستندات در فضاهای مختلف دیجیتالی مانند شبکه‌های اجتماعی، ایجاد فرایند تصویب‌خواهی مستندات، اتصال به دستگاه‌های فکس گستره فعالیتی بالایی را ایجاد می‌کند.
در اکثر سامانه‌های تولید شده در بخش‌های مختلف سازمان، نیازمندی‌ها و امکانات مشترک تولید می‌شوند. از جمله این نیازمندی‌های مشترک، نگهداری و آرشیو مستندات است که در هر سامانه تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی و توسعه داده می‌شود که در برخی متناسب با تحلیل و پیاده‌سازی قوی‌تر عمل می‌نمایند. جدایی از نگهداری مستندات تکراری در سیستم‌های مختلف، زمان، هزینه و نیروی انسانی که هر بار مورد استفاده قرار گیرد از نکاتی است که می‌توان در آن صرفه‌جویی نمود. در این راستا، یکی از مهم‌ترین کارکردهای سامانه مدیریت اسناد بعد از ارایه خدمات نگهداری و سازماندهی اسناد مختلف چند رسانه، ارایه سرویس به سایر سامانه‌های در حوزه اسناد است. سامانه‌های مختلف سازمانی اعم از نرم‌افزار قراردادها، رویدادهای پژوهشی، سامانه جامع هیأت علمی نیازمندی‌های مدیریت اسنادشان از سامانه مدیریت اسناد چندرسانه‌ای تبعیت خواهد نمود.
انواع نوع فایل‌ها ذخیره شده در سیستم
- تصاویر در قالب JPG, PNG
- فرمت‌های مختلف متنی مانند Docx, Text
- فرمت‌های معمول در قالب‌های مختلفی مانند PSD, PDF, XLSM, XLSB
- لینک به صفحات وب
- فرمت‌های صوتی
- فرمت‌های تصویری
مزایا
- صرفه‌جویی در هزینه، زمان و نیروی انسانی
- توسعه راحت و در دسترس پذیر بودن امکانات با به اشتراک‌گذاری امکانات توسعه‌ای در تمامی سامانه‌ها
- مدیریت آسان پروژه
- فشرده‌سازی بدون کاهش کیفیت
- تعامل‌پذیری با سیستم‌ها و سامانه‌های مختلف
- مدیریت درختی اسناد در قالب موضوعات مختلف
- ارایه کارتابل‌های اختصاصی برای هر سامانه جهت مدیریت اسناد
- ارایه کارتال‌های اختصاصی به افراد متناسب با سطوح دسترسی
- توسعه یک سند توسط بخش‌های مختلف
- تک‌گذاری روی اسناد
چالش‌های موجود
- در دسترس بودن سامانه
- سرعت سامانه
- حجم اسناد سازماندهی شده در سامانه
- امنیت اسناد
- سطوح دسترسی و دسترسی به اسناد در بخش‌های مختلف سازمانی
- شناسایی اسناد مشترک
- توسعه یک سند توسط بخش‌های مختلف
امکانات
- بایگانی اسناد
- دارا بودن گردش کار
- نگهداری سوابق مختلفی از اسناد
- ارایه سرویس به سامانه‌های مختلف سازمانی
- تعامل و همکاری روی اسناد
- ایجاد محیط یکپارچه برای مدیریت اسناد و جلوگیری از ذخیره اسناد یکسان در سامانه‌ها
- دسترسی سریع و آسان در هر زمان به مستندات سازمانی
- کاهش هزینه های سازمانی به واسطه صرفه جویی در منابع سازمانی و زمان
- امکان نمایه سازی قوی جهت سهولت جستجو و دسترسی به اطلاعات در کمترین زمان بین اسناد
- عدم نیاز به افزایش نیروی انسانی متناسب با افزایش حجم مستندات برای مدیریت آن
- افزایش ایمنی فیزیکی پرونده‌ها و مستندات و سهولت در نگهداری
- عدم نیاز به جابجایی فیزیکی مستندات و اطلاعات
- امکان تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و اطلاعات
- سهولت در کنترل و حفاظت اطلاعات با قابلیت تعیین سطوح دسترسی
- امکان بهره مندی از گزارش‌های جامع و متنوع
برخی از نرم‌افزارهای مطرح دنیا در زمینه مدیریت اسناد
داخلی
- سامانه مدیریت اسناد Keydoc
- سامانه مدیریت اسناد راهبران
- سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی اسوه[1]
- سیستم بایگانی و آرشیو اسناد برید سامانه نوین
- مدیریت آرشیو الکترونیکی اسناد مبنا
- نرم افزار آرشیو اسناد اتوماسیون اداری پیوند
- آرشیو اسناد و مدارک آی کن
- نرم‌افزار آرشیو و مدیریت مستندات یگانه
- سامانه داکیتو
خارجی
- keydoc
- Document management systems
- Alfresco
- Openkm
- docpro dms
- dmsindia-knowledgeTree
- DocuWare
[1].https://www.osveh.com
