درایت در فناوری اطلاعات

اگرچه اکنون مدیریت سبد دارایی (IT (IT PORTFOLIO یکی از بهترین اقدامات محسوب می‌شود، اما با این حال بسیاری از شرکت‌ها هنوز بازدهی کمتر از پتانسیل واقعی خود از سرمایه گذاری IT به دست می آورند. مطالعات اخیر نشان می دهد مقدار قابل توجهی ارزش افزوده می تواند به وسیله اجرای مجموعه ای از فعالیتها و فراگردهای به هم پیوسته کسب و کار که روی هم رفته «درایت IT» نامیده می شود، به دست آید.

درباره تحقیق
این مقاله حاصل 5 سال مطالعه روی مدیران IT و مدیران ارشد اطلاعات (CIO 147 ) شرکت آمریکایی است که با بحث و تبادل نظر با مدیران IT سازمانهای بزرگ آمریکایی ، اروپایی و آسیاسی تکمیل شد. داده ها به شکل شخصی و با تلفن توسط شرکت تحقیقاتی «هرت- هنکس» از سال 2001 تا 2003 جمع‌آوری شدند. برای درک بهتر نقش و تاثیر درایت IT ، مصاحبه ها و بحثهایی با مدیران ارشد اطلاعاتی و دیگر مدیران ارشد از سال 2003 تا 2005 ترتیب داده شد. داده های مربوط به سبد دارایی IT از 640 شرکت در سال 2005 جمع آوری شد.
مجموع کل سرمایه گذاری IT شامل تمام هزینه های متمرکز و غیر متمرکز IT (چه تأمین از داخل و یا خارج) به علاوه هزینه تمام کارکنان و مدیرانی که مشغول خدمات IT هستند می شود. جامعه آماری متشکل از 58 درصد سازمانهای تولیدی و 42 درصد شرکتهای خدماتی می شود که در لیست نشریه فرچون آمده اند. تمام نتایج به لحاظ آماری معنی دار و مبتنی بر تحلیل رگرسیون هستند.

مقدمه
هنگامی کـه هواگرم است، فروشگاه‌های شرکت «سون- الون- جپن» (7-ELEVEN) در توکیو مقدار زیادی غذای ژاپنی سرد آماده فروش دارند. در روزهای سرد نیز غذای گرم فراوان برای فروش حاضر است. گویا کارکنان فروشگاه‌های این شرکت از آن‌چه مشتریان خود می خواهند، فراوان دارند. در حقیقت آنها سه بار در روز غذای تازه سفارش می دهند و دریافت می کنند. تصادفی نیست که این شرکت، سودآورترین خرده فروش ژاپن است. سود ناخالص آن در سال 2004 بالغ بر 30 درصد یعنی شش برابر سود ناخالص در سال 1977 شد.
شرکت ژاپنی مذکور در واقع یک سازمان با درایت در به کارگیری IT است. در نتیجه هماهنگ کردن ترجیحات، اولویت‌ها و فعالیت‌های محلی با سرمایه گذاری‌ها، مغازه ها دائماً در ارائه محصولات جدید، موفق ظاهر می شوند. هر فروشگاه نوعی در هر سال 70 در صد محصولات خود را جدید می کند.
مدیران فروشگاهها به طور مرتب داده‌های گرافیکی را از فروش، شرایط آب و هوایی و اطلاعات محصول دریافت می‌کنند؛ از این رو دقیقاً می دانند چه تعداد بسته غذا سفارش دهند.
این شرکت ، سرمایه گذاری IT خود را به صورت اثربخش انجام می دهد و به شکلی سبد دارایی IT را مدیریت می‌کند که دائماً با استراتژی کسب و کار خود هماهنگ باشد. کارکنان فروشگاهها‌ی شرکت مهارتهای خود را برای ایجاد شفافیت در یک زیر ساخت اطلاعاتی تقویت می کنند. این زیر ساخت 70 هزار کامپیوتر را در فروشگاهها، مراکز کنترل و سایت های تامین کنندگان به هم مرتبط می کند.
اولین هدف این مقاله این است که نشان دهد سرمایه گذاریهای IT به تنهایی قادر نخواهند بود نسبت به رسیدن به تمام اهداف کسب و کار اطمینان بدهند، هرچند که ترکیب مناسبی از سبد دارایی IT ایجاد کرده باشند. تحقیقات نشان می دهد که شرکتها به واسطه یک سری توانایی‌ها و اقدامات که متقابلاً همدیگر را تقویت می‌کنند، قادر خواهند بود، مقادیر قابل توجهی از ارزش افزوده به ازای هر دلار سرمایه گذاری در IT کسب کنند.
در مطالعه ای که طی 5 سال روی 147 شرکت انجام شد، دریافتیم که درایت IT بسیار موثر است. شرکتهایی که درایت بالایی در IT داشتند، به ازای هر دلار سرمایه گذاری، سود خالص بالاتری نسبت به متوسط صنعت در سال بعد کسب کردند و برعکس شرکتهای با درایت پایین در IT در سال بعد با کنترل بقیه عوامل، سود خالص کمتری حاصل کردند.
مفهوم «درایت IT » به معنای کاربرد پیوسته و برنامه ریزی شده ای از یک سری صلاحیتها و رویه های مرتبط است که روی هم رفته منشا ایجاد ارزش بیشتر از سرمایه گذاریهای IT می شوند.

تجدید نظر در ارزش دارایی‌های IT
فنون سرمایه گذاری موفق در سبد سهام IT، حوزه بحث را از مسائل فنی به مسائل راهبردی تغییر می دهد و این تغییر به واسطه به کارگیری یک نگرش تجاری به سرمایه گذاریهای IT است. نتیجه آن عبارت است از تخصیص داراییهای IT به شکلی که مناسب شرایط شرکت باشد.
در تحقیق ما چهار طبقه گسترده از سرمایه گذاریهای IT شناسایی شدند: مبادله‌ای، اطلاعاتی، راهبردی و زیرساختی‌. سرمایه گذاریهای مبادله‌ای عمدتاً جهت کاهش هزینه ها یا افزایش بازده ناشی از همان هزینه به کار گرفته می شوند. (مثل سیستم پردازش تجاری یک شرکت دلالی) سرمایه گذاریهای اطلاعاتی برای اهدافی همچون حسابداری، گزارش، ارتباطات، تحلیل و متابعت اطلاعات فراهم می کنند. سرمایه گذاری راهبردی در جهت کسب مزیت رقابتی به وسیله پشتیبانی از ورود به بازارهای جدید یا توسعه محصولات و خدمات جدید یا فراگردهای کسب و کار به کار می رود. سرمایه گذاریهای زیرساختی، خدمات مشترک IT هستند که با کاربردهای چندگانه به کار گرفته می‌شوند. (مانند سرورها، شبکه‌ها، لپ تاپ ها و پایگاههای داده مشتری) بسته به نوع خدمت، سرمایه گذاریهای زیرساختی نوعاً ایجاد پایگاه منعطفی در مسیر ابتکارات آینده کسب و کار یا کاهش هزینه های بلند مدت IT را از طریق مستحکم کردن آن هدف می گیرند.
هر نوعی از سرمایه گذاری نمایانگر طبقه متفاوتی از دارایی IT با ریسک و بازده منحصر به فرد خود است.
شرکتهایی که در سال 2005 مطالعه شدند، به طور متوسط 46 درصد از کل سرمایه گذاری IT خود را برای زیر ساختها تخصیص دادند. سیستم های مبادلاتی که استفاده کننده از زیر ساخت هستند، 26 درصد از هزینه‌های متوسط IT را تشکیل می دهند. به لحاظ مفهومی سیستم های راهبردی و اطلاعاتی در بالا قرار می گیرند و از سیستم های مبادلاتی و زیر ساختی بهره می گیرند. سیستم های اطلاعاتی، 17 درصد و سیستم های راهبردی 11 درصد متوسط سرمایه گذاری IT را تشکیل می‌دهند. البته سرمایه گذاری در هر پروژه‌ای می تواند در یک یا چند طبقه از این طبقات جای گیرد.
مدیریت سبد دارایی IT در حال تبدیل به یک روش متداول برای کمک به تیم‌های مدیریت است تا سرمایه گذاریهای IT خود را با اهداف راهبردی کسب و کار همسوکنند. تفکر«سبد دارایی» به ما کمک می کند که بفهمیم سازمان ما از چه نوع است و میزان ریسک و خصوصاً حوزه فعالیتهای راهبردی کسب و کار ما را تعیین می کند.

سود ناشی از چهار طبقه داراییهای IT
رویکرد تخصیص سبد سهام از آن جهت مؤثر است که به جای آنکه تمرکز آن برخود فناوری باشد بر اهمیت چگونگی استفاده از فناوری تاکید می کند. لازمه تخصیص معقول دارایی این است که مدیر نسبت به اهداف خود و مسئولیتها کاملاً شفاف سازی کرده باشد. هر طبقه ای از دارایی، به انواع مختلفی از ارزش کسب و کار مرتبط است. (شکل1) برای مثال سرمایه گذاری در طبقه مبادلاتی منجر به کاهش هزینه ها می شود؛ چنانکه IT امکان دستیابی به اطلاعات ردگیری مجانی بسته را روی وب سایت فراهم می آورد.

پاداش درایت IT
روشن است که شرکتهایی که سرمایه گذاریهای IT را با راهبرد کسب و کار خود همسو می کنند، نسبت به رقبای خود در بعد عملکرد مطلوب پیشی می گیرند. اما صرف سرمایه گذاری با مقادیر درست در طبقات مناسب کافی نیست، بلکه قابلیتهای مدیریتی نیز لازم است تا بازده بالاتر از متوسط صنعت حاصل از سرمایه گذاری IT به دست آید.
هر شرکت بر حسب رویه ها ، اقدامات و قابلیتها ، میزان درایت IT خود را تعیین می کند. یک سال پس از انجام سرمایه گذاری، شرکتهایی که هوش و درایت بالاتری در IT داشتند، عملکرد بالاتری در هر دلارِسرمایه گذاری شده نسبت به بقیه داشتند. درحقیقت درایت IT، یک پاداش و اضافه ارزش مالی بالایی را نتیجه می‌دهد.
بازده ناشی از زیرساختها که بزرگترین طبقه ی دارایی IT را تشکیل می دهند، به طور برجسته ای تأثیر درایت IT را می‌نمایاند. به ازای هر دلار سرمایه گذاری در زیرساختها، شرکتهای با درایت بالای IT ، در سال بعد به طور متوسط 247 دلار سود خالص بالاتری داشته اند. زیر ساخت IT، شالوده تمام سرمایه گذاریهای IT شامل شبکه ارتباطات، اطلاعات تقسیم شده مشتری، لپ تاپ، مراکز داده و سرورها می شود و نزدیک به نیمی از کل سرمایه‌گذاریهای IT را شامل می شود.
شرکتهای با درایت IT بالا، به خاطر سرمایه گذاریهای مبادلاتی خود که به جهت خودکارکردن تبادلات تکراری، کاهش هزینه و افزایش بازدهی به کار می رود، عملکرد بهتری از خود نشان می دهند. در سازمانهای با ادراک و درایت IT بالا، دیجیتال کردن فرایندها منجر به خلق محصولات و خدمات ابتکاری جدید می شود. این موفقیت حاصل آزاد شدن ذهن مدیران و در نتیجه فراهم شدن امکان نوآوری آنان روی پایگاه این فراگردهای دیجیتال است. IT راهبردی به خاطر اهداف خود که خلق ارزش جدید کسب وکارو یا رشد است، همیشه یک طبقه ی دارایی با بازده و ریسک بالاست. اما شرکتهای با خلاقیت IT بالا ریسک های ذاتی سرمایه‌گذاری راهبردی را کاهش می دهند و سودآوری و نوآوری بالاتری دارند. در چنین شرکتهایی مشارکت مدیریت و فرهنگ به کارگیری IT در کسب و کار، ضرورتاً در جهت سرمایه گذاری راهبردی موفقیت آمیز در IT است. سازمانهایی که درایت IT چشمگیری دارند، در طبقه اطلاعاتی نیز توان سودآوری ویژه ای را به نمایش می گذارند که این امر نتیجه ضوابط و قواعد لازم برای استفاده اثربخش از مجموعه مشترک از اطلاعات است.
در مقابل، سازمانهای با درایت IT پایین، تداعی کننده بازده پایین از تمام طبقات سرمایه گذاری در سبد سهام IT هستند. هزینه های صرف شده موجب هرز می رود و بهتر است چنین سازمانهایی سرمایه گذاریهای IT خود را به حوزه های ضروری محدود کنند و سبد سهام خود را متناسب با انواعِ با ریسک پایین تنظیم کنند تا هنگامی که ادراک IT خود را بهبود بخشند.
مدیریت سبد دارایی IT، درحال تبدیل به یک روش متداول برای کمک به تیم‌های مدیریتی است تا سرمایه گذاریهای IT خود را با اهداف راهبردی کسب و کار همسو کنند.

ویژگیهایی که درایت IT را ایجاد می‌کنند
شرکتهای با درایت زیاد در IT، پنج عامل را در خود تقویت کرده اند که این عوامل متقابلاً همدیگر را تقویت می کنند. سه ویژگی اول اقداماتی هستند که به کاربرد مرتبط‌اند و دو خصوصیت آخر، شایستگیهایی هستند که برای درایت بالا در IT لازم هستند. همه این ویژگیها برای ادراک بالای IT لازم‌اند اما دربرگیرنده تمام شایستگیهای شرکتهای با درایت بالا در IT نمی شوند. در ادامه این اقدامات و شایستگیها آمده است.
1- IT برای ارتباطات: شامل کاربرد وسیع کانال های الکترونیک مانند پست الکترونیک، اینترانت و ابزارهای بی سیم برای ارتباطات درونی و بیرونی و شیوه‌های کاری می‌شود.
2- کاربرد اینترنت: عبارت است از به کارگیری ساختارهای اینترنت در فراگردهای کلیدی مانند مدیریت نیروی فروش، سنجش عملکرد کارکنان، آموزش و حمایت از مشتری پس از فروش.
3- مبادلات دیجیتال: عبارت است از درجه بالای دیجیتال شدن مبادلات تکراری شرکت بویژه فروش، تعامل با مشتری و خرید.
4- مهارتهای IT در سراسر سازمان: یعنی توانایی تقریباً تمام کارکنان در استفاده اثربخش از. IT همین طور مهارتهای زیاد فنی و مرتبط با کسب و کار در نیروی کار IT، مهارتهای قوی IT در نیروی کسب و کار و نیز تأمین کافی نیروی کار با تخصص بالا از بازار. شرکت «سون- الون -جپن» 200 هزار کارمند خود را آموزش می دهد تا داده های در دسترس به هنگام فروش را در کنار اطلاعات محصول، پیش بینی آب و هوای محلی، جمعیت شناسی منطقه و الگوهای خرید به کارگیرند تا نوع محصول مورد تقاضا را در هر مغازه پیش بینی کنند.
5- مشارکت و درگیری ثابت مدیریت: یعنی تعهد مدیریت ارشد برای استفاده اثر بخش از IT. مدیران واحدها کاملاً درگیر تصمیمات IT و نیز تقویت مشارکت بین نیروی کار IT و واحدهای کسب و کار هستند تا زمینه خلق ارزش توسط سرمایه گذاریهای IT را فراهم کنند. تعهد بالای مدیریت موجب می شود تا مدیران رده‌های پایین تر بیشتر درگیر تصمیمات IT بشوند. در عوض این رویکرد موجب ایجاد مهارتهای گسترده IT از طریق برنامه‌های آموزشی رسمی و غیررسمی خواهد شد.

هفت راه برای استخراج ارزش بیشتر کسب و کار از سبد سهام IT
در تحقیق انجام شده، بازده ناشی از انواع مختلف سرمایه گذاری IT در شرکتها شناسایی شدند و نتایج نشان داد که بازده بالاتر به وسیله جورکردن شیوه ها و صلاحیتهای درایت IT با سبد دارایی IT قابل تحصیل است. در ادامه هفت پیشنهاد برای جور و همسو کردن درایت IT با ترکیب دارایی IT ارائه می شود:

1- شناسایی سبد دارایی کنونی و سالهای گذشته مربوط به IT
با استفاده از طبقه بندی سبد دارایی ارائه شده، سبد سهام IT شرکت خود را برای سه سال اخیر و نیز میزان پیشنهاد شده برای سال بعد را ارزیابی کنید. در یک کمیته سرمایه گذار ی IT یا جلسه مدیریت بررسی کنید که آیا این سرمایه‌گذاریها مناسب استراتژی شرکت هستند یا خیر.

2- عملکرد سطوح دارایی IT و معیارهای کسب و کار خود را شناسایی کنید.
از آنجا که نوع کسب و کار و واحدهای مربوط آن، یک راهبرد و ادراک و درایت متفاوت IT دارند، سنجش و مقایسه همسویی اهداف، اقدامات، قابلیتها و سبد دارایی IT آنها کمک می کند تا نقاطی که سرمایه گذاریهای IT بدرستی انجام شده است و نیز تغییراتی که باید لحاظ شود، شناسایی شوند.

3- شناخت و پیگیری درایت سازمان شما در IT
درایت IT باید ارزیابی و بخوبی مدیریت شود. پنج رویه و صلاحیت مذکور یک نقطه شروع مناسب را فراهم می کنند. مجدداً مقایسه درایت IT بین واحدهای متعدد کسب و کار آموزنده است. شرکتها یا واحدهای کسب و کار با درایت کم در IT لازم است سبد دارایی IT خود را به سمت سرمایه گذاریهای کم ریسک تر اطلاعاتی و مبادلاتی سوق دهند. در همین حالت، شرکتهای با درایت کم IT می توانند تمرکز خود را بر توسعه رویه ها و قابلیتهایی ببرند که دارای بیشترین اهمیت در طبقه دارایی بوده است وضمناً بالاترین سرمایه گذاری را در آن کرده اند.
جهت توسعه درایت IT با ویژگیهایی شروع کنید که بیشترین تاثیر را در مهمترین طبقه دارایی سبد سهام IT می‌گذارند.

4- سبد دارایی را متوازن کنید.
با لحاظ کردن مراحل قبل، مدیریت ارشد باید قضاوت مناسبی از سبد دارایی IT خود داشته باشد. مبنای این قضاوت عبارت است از ادراک او از راهبرد، تمایل او به ریسک کردن، درایت IT سازمان، اقتصاد، سرمایه موجود و دیگر موارد. داشتن یک رویه مشخص برای سبد دارایی IT این قضاوت را بسیار شفاف می کند.

5- سبدهای دارایی را سالانه و به هنگام وقوع تغییرات عمده مجدداً وزن گذاری کنید.
هنگامی که شرکتها به درجات بالایی در درایت IT می رسند، می‌توانند سرمایه‌گذاری بیشتری در IT داشته باشند.

6- نگرش سبد دارایی IT را وارد چارچوب مدیریت IT کنید.
مدیریت اثربخش IT، حق تصمیم و نیز چارچوب مسئولیتها را برای حصول اطمینان از طرحهای درست IT مشخص می کند. سرمایه گذاری IT یکی از تصمیمات کلیدی است. مدیریت اثربخش می تواند اصول سرمایه گذاری IT را در یک فراگرد قابل تکرار نهادینه کند. این فراگرد قابل فهم و پیگیری توسط تمام مدیران بوده و با سیستم پاداش و تنبیه شرکت مرتبط است.

7- یادگیری از مرورهای پس از اجرا و آموزش رسمی
بسیاری از شرکتها در آموزش و یادگیری IT به اندازه کافی سرمایه گذاری نمی کنند. همچنین بسیاری از شرکتها خود را از یادگیری فراهم شده در نتیجه مرور و بازبینی پس از اجرای پروژه یا حتی حین اجرا محروم می‌کنند.

نتیجـه گیـری
شرکتهای با درایت متوسط یا پایین IT قادر خواهند بود بدون هیچ سرمایه گذاری جدید در فناوری، بازده خود را افزایش دهند و ریسک IT خود را کم کنند. این دلیل به تنهایی برای رهبران کسب و کار کافی است تا این موضوع را مورد توجه قرار دهند.
مهمتر از این، داستان درایت IT حکایت یک پتانسیل بالفعل نشده و حکایت پول دست نخورده ای است که می تواند رقبا را با یک مزیت رقابتی قدرتمند مواجه کند. در زمان رقابت بی رحمانه در سراسر جهان، مدیران باید نتایج عدم غنی سازی درایت IT خود را درک کنند. آنها باید پاسخهایی را برای بهترین بهره بردای از فناوری در سازمانهای خود بیابند و به این سوال بسیار جدی پاسخ دهند که: آیا ما برای سال 2010 و بعد از آن به اندازه کافی در IT با درایت خواهیم بود؟

منبع:
WEILL, PETER AND SINAN, ARAL, GENERATING PREMIUM RETURNS ON YOUR IT INVESTMENTS, MITSLOAN MANAGEMENT REVIEW, WINTER 2006 PP 39-48.

منبع: / ماهنامه / تدبیر / 1386 / شماره 188 ۱۳۸۶/۰۰/۰۰

مترجم : محمد رضا اسمعیلی گیوی